Time management – techniky, které vám pomohou hospodařit s časem
Výrazem time management, jenž by se dal do češtiny přeložit jako správa času, či výstižněji hospodaření s časem, se rozumí souhrn technik a postupů plánování a organizace, jejichž cílem je maximalizace efektivity využití času, jenž je pro danou činnost k dispozici.
Času máme všichni stejně málo
Čas je vzácná a nedostatková komodita, které však mají všichni lidé stejně málo. Pouhých 24 hodin denně bez rozdílu společenského stavu, národnosti, původu či vyznání. Čas není možné natáhnout, přikoupit ani skladovat na pozdější použití, lze však pomocí systematické organizace dosáhnout jeho efektivního využití.
A to je právě cílem time managementu, umožnit lidem svůj čas ovládnout a v jeho rámci udělat co nejefektivněji maximum možného. Nikoliv nechat se časem vléct, ale využívat jej ve svůj prospěch. To vyžaduje nejen systematický přístup a zohlednění celé řady vlivů, ale rovněž nemálo osobní disciplíny a pevné vůle. Přechod od chaotického a nahodilého řešení objevujících se pracovních výzev a problémů je bolestivý, avšak výsledkem je nejen vyšší produktivita práce, ale též snížení hladiny stresu a ve výsledku spokojenější pracovní i osobní život.
Čtyři generace plánování času
Jak vlastně s time managementem začít? Pravděpodobně každý z nás si někdy sepsal na papír seznam úkolů (to-do list) a odškrtával si jejich splnění. Ano, už toto je technika time managementu, byť spadající do jeho první generace a je považovaná za překonanou.
Druhá generace doplňuje tu předešlou o termíny splnění úkolů a bývá v praxi realizována nejčastěji formou užití diáře či kalendáře.
Ve třetí generaci více plánujeme a s úkoly pracujeme mnohem pokročileji. Individuálně je posuzujeme a členíme je do některé z kategorií, přiřazujeme jim různou prioritu a hodnotíme jejich časovou náročnost, jak si ukážeme níže.
Čtvrtá generace pak tři předcházející zastřešuje řešením dlouhodobých vizí, životních cílů, skloubení osobního a pracovního života a podobně.
Eisenhowerův princip
Jedna ze stěžejních technik time managementu nese jméno druhoválečného generála a pozdějšího prezidenta USA, Dwighta D. Eisenhowera. Její princip spočívá v zařazení veškerých pracovních úkolů a aktivit do jedné ze čtyř kategorií. Ty lze chápat jako tabulku, kde každé ze čtyř políček tvoří unikátní kombinaci na ose naléhavost a důležitost, vizte níže.
Pojďme si tedy zevrubně popsat tyto čtyři kategorie:
A: důležité, naléhavé – sem patří řešení akutních krizí, záležitostí, které mají zásadní dopad a kde existuje nebezpečí z prodlení. Nutno řešit ihned.
B: důležité, nenaléhavé – záležitosti zásadního významu, u nichž termín jejich dokončení leží prozatím dostatečně daleko v budoucnosti. Vhodné naplánovat a systematicky řešit.
C: nedůležité, naléhavé – rutinní činnosti, telefonáty, některé e-maily… záležitosti vyžadující pozornost, ale nikterak se nepodílející na plnění našich cílů. Odložit na později nebo pokud lze, delegovat na jiné.
0: nedůležité, nenaléhavé – žrouti času, zbytné záležitosti, které nemají na naše cíle žádný vliv a jejichž vynecháním nevznikne žádná újma. Sem patří sociální sítě, internetové diskuze či bezobsažné tlachání s kolegy. Eliminovat, případně řešit v rámci volného času po práci.
Zařazení přicházejících pracovních úkolů a výzev do výše uvedených kategorií by nám mělo významně pomoci řídit prioritu a stanovit pořadí, v jakém se s danými úkoly popasovat.
Paretovo pravidlo
Jak jsme si ukázali v našem předešlém článku, existuje univerzálně platné pravidlo nerovnoměrné distribuce, podle něhož 20 % příčin vede k 80 % následků a naopak. Tento princip lze pochopitelně uplatnit i v organizaci práce a time managementu. Napadlo vás někdy, že 80 % času, který strávíte prací, vede pouze ke 20 % měřitelných výsledků? Podívejme se tedy na naši pracovní náplň a zkusme ohodnotit, jak se které úkoly podílejí na plnění našich cílů. Pokud identifikujeme a upřednostníme ty, které na tom mají nejzásadnější podíl, naše produktivita prudce stoupne.
Časový snímek dne
Stalo se vám někdy, že jste se na konci dne s pocitem viny ohlédli zpět s tím, že jste vlastně pořádně nic neudělali a nevíte, kam ten den zmizel? Zkuste si několik dní po sobě zaznamenávat, co jste dělali a kolik času jste tomu věnovali. Zaznamenávejte i telefonáty, vyrušení kolegou, pauzu na kafe či rychlé prolétnutí zpravodajského webu. Psát si ručně každičkou činnost je sice možné, ale je to otrava a samo o sobě to nějaký čas zabere. Nebojte se proto využít existujících prostředků, jenž jsou vám na internetu k dispozici. Sáhnout můžete po připravených denících či excelových tabulkách, kde například ve čtvrthodinových intervalech pouze zaškrtnete druh činnosti, které jste se věnovali. Využít můžete i sofistikovanější nástroje, které vám budou hlídat a zaznamenávat vaši činnost na počítači prováděnou.
Zjištění nabytá z časového snímku budou překvapivá a pro někoho možná nepříjemná, je však třeba je přijmout a použít jako odrazový můstek pro další optimalizaci práci vyhrazeného času. Zjistíte, které činnosti zaberou nejvíce času, v jakou část dne jste nejméně vystaveni rušivým vlivům, kdy podáváte největší výkony a kdy se obvykle o pozornost hlásí naléhavé záležitosti. V kombinaci s výše zmíněným Paretovým pravidlem a Eisenhowerovým principem máte možnost svůj pracovní rozvrh optimalizovat tak, abyste v čase, který máte k dispozici, dosáhli maximální produktivity.
Prokrastinace a pravidlo dvou minut
Chorobné odkládání plnění pracovních úkolů, známé pod pojmem prokrastinace, trápí až 70 % zaměstnanců. Tento zlozvyk je jedním z největších nepřátel produktivity, se kterým není snadné bojovat. Time management a plánování je proti prokrastinaci účinnou zbraní, avšak ani osoby držící se výše uvedených zásad se jí vždy nevyhnou.
Řešením je rozložit složité a nepříjemné pracovní výzvy na jednotlivé, mnohem menší a snadněji zvládnutelné úkoly. Ideálně takové, aby se daly vyřešit do dvou minut. Věnovat nějakému problému dvě minuty, to přece nic není, že?
Je pozoruhodné, kolik donekonečna odkládaných činností lze vyřešit do dvou minut. Pokud úkol zabere méně než dvě minuty, je na místě nepřemýšlet a rovnou se pustit do jeho realizace. Prokrastinátor najednou zjistí, že se tyto drobné úkoly daří rychle plnit a že se dostává do flow, tedy produktivní fáze činnosti, kdy je člověk prací pohlcen a ona mu jde sama od ruky.
Můžete zvolit až tři možnosti, nebo přidat vlastní praktiku.
Technika Pomodoro
Obdobným konceptem je technika Pomodoro, pojmenovaná podle kuchyňské minutky ve tvaru rajčete (pomodoro = italsky rajče). Ta předpokládá rozdělení pracovní náplně do bloků o délce 25 minut, kdy se zahájením práce spustíme odpočet. Po dobu těchto pětadvaceti minut se soustředíme výhradně na plnění úkolů, jež jsme si vytyčili. Ignorujeme příchozí hovory, notifikace oznamující přijaté e-maily či zprávy v IM klientech a komunikátorech. Po uplynutí vymezeného času si dáme krátkou přestávku (3-5 minut) a celý postup zopakujeme, natáhneme minutku opět na 25 minut a věnujeme se předsevzatému úkolu. Po čtyřech takových opakováních (pomodorech), jež dohromady tvoří jeden set, následuje delší pauza, klidně půlhodinová. Při ní je možné vyřídit neodkladné záležitosti, které jsme během našeho soustředěného pracovního zápalu odsunuli. A poté můžeme pokračovat dalším setem.
Pozor na vyrušování a žrouty času
Velkými nepřáteli produktivity jsou vedle již zmíněné prokrastinace činnosti, které odvádějí naši pozornost od práce jiným směrem. Je velmi snadné nechat se strhnout a vypadnout z koncentrace. Stačí telefonát, oslovení kolegou či šéfem, případně zvědavost nutící otevřít a přečíst příchozí mail, který by klidně mohl počkat. Najednou zjistíte, že neustálým vyrušováním všemi těmito vjemy ztrácíte neuvěřitelné množství drahocenného času.
Stejně nebezpečné může být otevřít si během plánované pětiminutové pauzy zpravodajský server či diskuzi na sociální síti. Z pětiminutové pauzy je najednou promarněná hodina a návrat k původní náplni práce je bolestivý a nesnadný.
Se všemi těmito externalitami je třeba se vypořádat či jejich vliv alespoň minimalizovat. Jakkoliv vám budou výše zmíněné rady a doporučení nápomocny, zde je třeba se opanovat železnou vůlí a být na sebe přísní.
Respektujte sami sebe
Při uplatňování všech výše uvedených rad a přijetím time managementu jako přirozené součásti přístupu k životu a práci je třeba jisté osobní disciplíny a přísnosti na sebe samé, avšak zároveň je nutné respektovat svoji lidskou podstatu, specifika své osobnosti a své potřeby.
Dopřejte si hezké pracovní prostředí, odměňujte se, oddělujte osobní a pracovní čas. Respektujte své biologické nastavení. Pokud jste typ sova a vaše výkonnostní křivka je v nejvyšším bodě odpoledne a večer, nenuťte se do složitých pracovník úkolů brzy ráno a podobně.
Hospodaření s časem pomocí zásad time managementu může být úspěšné pouze tehdy, pokud je uplatňuje dobře motivovaný a spokojený pracovník.