Anglický výraz desk sharing lze doslova přeložit jako sdílení (pracovního) stolu, jedná se o moderní pojetí pracovního prostředí. Existují dva základní modely – hot desking a hoteling, na nichž si princip desk sharingu vysvětlíme.
Hot desking umožňuje zaměstnavateli ušetřit místo
Tímto termínem bývá označována koncepce sdílení pracovního místa v kanceláři mezi více zaměstnanci. Oproti tradičnímu schématu, kdy má každý pracovník vždy přidělený svůj stůl, židli, počítač a další pracovní pomůcky, zde nejsou nikomu trvale přiděleny. Obvykle není ani určen žádný zasedací pořádek – kde je zrovna volné místo, tam si dorazivší zaměstnanec sedne. Takto sdílené pracovní místo je obvykle jednotně vybaveno standardizovanou sadou vybavení, např. monitorem, klávesnicí, dokovací stanicí pro notebook či pracovní stanicí umožňující přihlášení kteréhokoliv uživatele a plnohodnotný přístup k jeho souborům a aplikacím.
Tento model se uplatní zejména u hybridního způsobu práce, kdy část zaměstnanců pracuje v terénu či z domova a je velmi nepravděpodobné či vyloučené, že by se v jeden okamžik všichni setkali v kanceláři. Rovněž se ze stejných důvodů využívá u směnných provozů, například u non-stop dohledů, dispečinků a infolinek. Zavedení hot desking umožňuje zaměstnavateli výrazně ušetřit podlahovou plochu kancelářských prostor i nemálo kancelářského vybavení a výpočetní techniky.
Hot desking podle principu teplé postele
Pojem hot desking je odvozen od slovního spojení hot racking, pocházejícího z vojenského slangu. Zde je v přeneseném významu výrazem rack (regál) myšlena postel, jež ani nestačí vychladnout – člen nastupující směny vstává a opouští postel, člen končící směny jde spát a ihned v ní zaujímá jeho místo.
Mezi nevýhody hot desking patří fakt, že jde proti přirozenému lidskému teritoriálnímu vnímání prostoru a na řadu lidí má neblahé psychické dopady. Zaměstnanci si rádi personalizují své pracoviště, zdobí si je květinami, fotografiemi či osobními talismany, což koncepce hot desking neumožňuje či přímo zapovídá. Neustále se měnící zasedací pořádek a nejasná struktura týmů a oddělení jde rovněž proti přirozenému kontaktu mezi zaměstnanci a také proti ústní výměně informací. Dalším negativem mohou být hygienické aspekty a snazší šíření infekčních chorob.
Hoteling – místo je možné si předem rezervovat
Odvozená filozofie hoteling má s hot desking společné pojetí standardizovaného sdíleného pracovního místa, ale liší se od něho tím, že místa nejsou živelně obsazována do práce dorazivšími zaměstnanci, ale pro jejich použití je nutné si je předem zarezervovat. Každé takto sdílené pracovní místo má obvykle svůj kalendář ve firemním informačním systému (či v systému MS Exchange, Office 365, Google Docs apod.), ve kterém mají zaměstnanci možnost vytvářet rezervace pro konkrétní termíny, kdy potřebují být přítomni v kanceláři.
K výhodám hotelingu oproti hot desking patří efektivnější alokace sdílených zdrojů (pracovních míst), větší přehled o aktuální obsazenosti kanceláře (nestane se, že zaměstnanec dorazí do kanceláře, ale nebude si mít kam sednout) či zohlednění osobních preferencí (např. konkrétní zaměstnanec nerad sedí u výdechů klimatizace, tak si s předstihem zarezervuje místo u okna apod.)
Ačkoli má desk sharing mnoho negativ, obě popsané koncepce nejspíš čeká v nastupující post-covidové (tedy zejména v souvislosti s rozšířením hybridního modelu práce) době velký rozmach.