TCO je zkratka Total Cost of Ownership a do češtiny tuto frázi můžeme přeložit jako celkové náklady spojené s vlastnictvím. Pomocí TCO se definují veškeré náklady související s nákupen nebo realizací konkrétního projektu.
Zdá se to být jasné, ale pojďme si ukázat, jaké konkrétní výdaje pod TCO vlastně spadají. Není to jen pořizovací cena, jak se možná někdo z vás domnívá. Spadají sem i výdaje, které souvisejí s vlastnictvím a provozem, a to po dobu životnosti nebo využívání dané věci či služby. Není proto divu, že se s TCO nejčastěji setkáte tam, kde se právě projednává nějaká nová investice či nový projekt, případně se hodnotí investice předešlá. U plánování nákladnějších projektů by měl být výpočet TCO samozřejmostí.
Nejčastěji se v rámci TCO snažíme zjistit:
- pořizovací cenu – nákup zboží, servisní smlouva (záruka), licence atd.;
- provozní náklady – spotřeba energií, povinný pravidelný servis, opravy (externí firmou);
- lidské zdroje – školení personálu (úvodní a pravidelné), správa a provoz vlastními lidmi (kolik času měsíčně).
K čemu je TCO dobré
1. Vyčíslení všech nákladů na projekt
Celkové náklady vlastnictví vám jednoduše ukáží celý zamýšlený projekt v širších souvislostech, resp. co se financování týče, tak z dlouhodobějšího hlediska. Výpočet TCO se u každého projektu zpravidla provádí na 3 až 5 let (u nemovitostí, infrastruktury a podobných projektů je to samozřejmě více). Výpočet se běžně provádí jak u zařízení kanceláří či nákupu IT vybavení, tak např. při výběru dodavatelů. Na stejném principu si ale můžete propočítat i investice v rámci domácnosti např. při nákupu nového vs. bazarového vozidla nebo i běžných domácích spotřebičů. V mnoha případech pak zjistíte, že nejnižší pořizovací cena neznamená vždy největší úsporu.
2. Porovnání různých variant z hlediska TCO
Někdy se TCO používá pro porovnání dvou různých variant nákupu, pronájmu nebo služby. Častým scénářem je porovnání nákupu zařízení do vlastnictví versus nákupu formou služby. Zde pak právě potřebujete definovat TCO pro variantu pořízení dané věci do vašeho vlastnictví. TCO započítává všechny náklady spojené s pořízením a provozem dané věci. Následně, když zjistíte TCO, tedy celkový náklad na daný projekt při variantě nákupu do vašeho vlastnictví, jej ještě porovnáte s cenou služby.
Nejčastější chyby TCO
Osobně jsem se několikrát dostal do situace, kdy jsme nabízeli zákazníkovi řešení formou služby, ale on oproti naší variantě chtěl dané zařízení jednorázově zakoupit a sám se o něj starat.
Velmi často se stalo, že zákazník porovnával naši službu jen s nákupem zařízení. Nezapočítal, kolik hodin práce jeho lidí bude měsíčně potřeba na správu řešení, jiný zase nezapočítal ani spotřebu elektřiny. A to se ani nebavíme o pravidelném školení, respektive o vzdělávání potřebném pro provoz zařízení. Velmi často za tímto opomenutím byla motivace daného zaměstnance (oddělení) vlastnit zařízení a nadřízeným ukázat, že služba od nás je zbytečně drahá.
Měli byste vědět, co všechno se ve vašem oboru započítává do TCO, a umět o tom mluvit. Na toto téma hodně slyší finanční ředitelé (CFO), kteří se na TCO většinou dívají jiným pohledem než zodpovědná osoba za provoz daného projektu nebo zařízení.
Nejčastější chyby TCO:
- nezapočtení lidské práce – je třeba definovat, kolik hodin měsíčně bude pravidelně potřeba na správu zařízení, a započítat je do nákladů;
- neověření kapacity oddělení, které se bude o dané zařízení starat – je třeba zjistit, zda dané oddělení (zaměstnanec) tento čas má, extra to platí u velkých projektů a v případě, kdy chcete dané zařízení používat 24/7 a je třeba mít nonstop obsluhu;
- nezapočtení energií – nezapočtení spotřeby elektřiny, pohonných hmot atd.;
- nezapočtení pravidelného školení – u složitějších zařízení na obsluhu a servis je v některých oblastech nutné zaměstnance pravidelně vzdělávat a někdy dokonce i certifikovat, obzvláště to platí v IT oblasti.